Active listening techniques

Comienza cada intercambio con una única pregunta aclaratoria, luego reformula la idea central del orador con tus propias palabras antes de responder.

En una conversación de 10 minutos, dedica 8 minutos a absorber hechos y señales emocionales, y utiliza 2 minutos para resumen y próximos pasosEste enfoque aumenta la precisión de lo que se dijo y el tono que lo acompaña.

Señala compromiso con la postura: siéntate derecho, inclínate hacia adelante unos 10-15 grados y mantén un contacto visual constante; usa notas cortas para capturar fechas, números y nombres sin interrumpir el flujo.

Después de cada punto importante, parafrasear lo que escuchaste y haz una pregunta de seguimiento precisa para cerrar el círculo. Por ejemplo: “¿Entonces el objetivo es X, y la fecha límite es Y?”

Termina la conversación con un resumen de una frase que abarque el objetivo, las acciones acordadas y cualquier dato compartido. Esto crea un punto de referencia claro para ambas partes.

Practica con un compañero: cambiad de roles cada 5 minutos. Realizad un seguimiento de las interrupciones y tratad de que haya menos de dos por sesión; después de cada ronda, intercambiad un consejo concreto para mejorar.

Mantén un cuadro de mando simple: 1) ¿Captaste el punto principal? 2) ¿Se registraron los números clave? 3) ¿Se entendió el tono? Usa un conteo rápido para monitorear el progreso durante una semana.

Haz preguntas aclaratorias y parafrasea para confirmar la comprensión

Siempre parafrasee la idea central en los 15 segundos posteriores a un punto fundamental y termine con una pregunta clarificadora dirigida para fijar el significado.

• Detecta la ambigüedad rápidamente: cuando un término, objetivo o métrica no esté claro, detente y nombra la brecha con una pregunta precisa.
• Parafrasea de forma sucinta: reformula la idea principal en 1-2 frases utilizando la terminología del hablante, luego verifica la exactitud. Ejemplo: "Así que planeas cambiar la línea de tiempo al Q2 y priorizar X, ¿correcto?"
• Limite la paráfrasis a un máximo de dos frases; añada una pregunta de seguimiento específica para cerrar el ciclo.
• Utiliza preguntas abiertas para invitar a detalles específicos: “¿Qué indicaría el éxito de este cambio?” o “¿Cómo mediremos el progreso?”
• Documente el acuerdo y los siguientes pasos acordados: capture la decisión, los responsables y los plazos en una nota compartida o en un tablero de proyectos.

1. Orador: “Necesitamos acortar el ciclo de lanzamiento sin sacrificar la calidad.”

   Parafraseando: “Quieres un ciclo de lanzamiento más corto manteniendo la calidad alta; ¿es correcto?”

   Pregunta aclaratoria: “¿Qué métrica de calidad específica deberíamos mantener constante?”

2. Orador: “El presupuesto es ajustado; deberíamos limitar los costos.”

   Paráfrasis: “Estás intentando limitar los gastos dentro del presupuesto actual; ¿es correcto?”

   Pregunta aclaratoria: “¿Qué áreas pueden aceptar una pequeña tolerancia si es necesario?”

Consejos prácticos: practique con solicitudes reales, configure un temporizador de 15 segundos después de cada punto clave y rote los roles para que ambos puedan preguntar y responder como el orador y el oyente.

Etiqueta las emociones y reflexiona para validar los sentimientos

Identifique la emoción en una frase concisa dentro de la primera oración: "Pareces frustrado/a". Luego, haga una breve pausa para confirmar: "¿Es correcto?"

Mantén la etiqueta a 1-2 palabras ligadas a un desencadenante concreto, como "frustrado" o "ansioso por la fecha límite". Evita juzgar motivos o rasgos de personalidad.

Reflexiona emparejando la etiqueta con una paráfrasis corta basada en sus palabras: "Estás frustrado porque la entrega ocurrió tarde y creó trabajo extra". Termina con una verificación rápida: "¿Lo entendí bien?"

Valide sin juzgar: “Es natural que te sientas así dada la situación”. Si sientes que hay más capas, invítalos a que se explayen: “¿Te gustaría compartir más sobre qué te ayudaría ahora mismo?”

Mantén la calma, con un tono firme y una postura abierta. Haz una breve pausa después de tu reflexión para dar espacio a una respuesta.

Consejo práctico: limita cada reflexión a una emoción por turno, luego pasa a la resolución de problemas solo después de confirmar el sentimiento. Esto reduce la actitud defensiva y fomenta la confianza con el tiempo.

Diálogo de ejemplo:

A: "Me preocupa cumplir con la fecha límite."

B: “Estás preocupado por la fecha límite”.

A: “Sí.”

B: “Te preocupa porque temes perderte hitos importantes. ¿Te gustaría que hiciéramos una lluvia de ideas para elaborar un plan?”

Mantener la concentración: Minimizar las distracciones, tomar notas concisas y gestionar la toma de turnos

Desactiva las notificaciones no esenciales, cierra las aplicaciones no relacionadas e inicia un bloque de concentración de 20 minutos antes de que comience la discusión.

Configura el espacio de trabajo para reducir las interrupciones: siéntate con una postura recta, alinea la pantalla a la altura de los ojos, elige una habitación tranquila con la puerta cerrada y usa auriculares con cancelación de ruido si es necesario.

Marco de toma de notas: utiliza una plantilla compacta con encabezados como Tema • Punto Clave • Decisión • Acción • Responsable • Vencimiento. Captura solo 1-2 frases por elemento; limita las viñetas a 5–7 por tema; adopta abreviaturas breves como P (Pregunta), D (Decisión), A (Acción).

Protocolo de toma de turnos: designar un facilitador o moderador rotatorio; establecer una cola de oradores (levantar la mano o pasar una ficha); establecer un límite de tiempo de 60 segundos por orador; requerir una paráfrasis de una línea del punto anterior antes de la siguiente intervención.

Revisión y consolidación: después de la sesión, publique una síntesis de 1 página en un plazo de 24 horas; comparta un enlace a una unidad central; resalte las decisiones y los responsables; realice un seguimiento de las acciones con una lista simple: elemento, responsable, fecha de vencimiento; procure que haya 2-3 elementos por tema de la agenda.